Auto-sync přijatých faktur: kdy ho zapnout (a kdy ne)

Defaultně každá faktura, která dorazí do Fakturqa, čeká na tvůj review krok — otevřeš detail, podíváš se na vytěžená data, klikneš Potvrdit a faktura jde do účetnictví. Pro většinu situací je to správné nastavení. Pro některé dodavatele ale přidává zbytečný krok navíc — a tady přichází na řadu auto-sync.

Co je auto-sync

Auto-sync je vlastnost inbound adresy. Když ji zapneš, faktura přijatá na tuto adresu projde OCR, ale review krok přeskočí — Fakturqa ji rovnou založí v účetnictví a označí jako uhrazenou (pokud je z faktury jasný způsob platby). Notifikační email a push tě informují, ale schvalovat už nemusíš.

Auto-sync je vždy per inbound adresa, ne per organizace. To znamená, že můžeš mít víc adres současně:

• Důvěryhodná adresa (auto-sync zapnutý) — pro dodavatele, které znáš a věříš jim
• Review adresa (auto-sync vypnutý, default) — pro nové dodavatele, jednorázové faktury, podezřelé maily

Kdy auto-sync zapnout

Pravidelný měsíční subscription poplatek

Google Workspace, AWS, GitHub, Vercel, mobilní operátor, hosting, doménový registrátor, kancelářský software. Tyto faktury chodí měsíc co měsíc, mají stejnou strukturu, stejné položky, stejnou částku (nebo se mění minimálně). OCR je u nich téměř 100% přesný. Klidně si nastav google@…, aws@… a podobně jako auto-sync adresy.

Konzistentní velký dodavatel

Tvůj hlavní dodavatel materiálu, který ti posílá faktury každý měsíc se stejným formátem. Pokud znáš strukturu jeho faktur a vidíš, že OCR si s ním stabilně poradí (po pár testech), auto-sync ušetří hodinu měsíčně.

Automatizované systémy s nízkou částkou

Drobné poplatky (Stripe payouts, Slack add-ony, integrace) kde i kdyby OCR udělalo chybu, je riziko zanedbatelné. Klidně auto-sync.

Kdy auto-sync NEzapínat

Nový dodavatel

Jakmile začneš pracovat s novým dodavatelem, prvních pár faktur projdi ručně. Uvidíš, jestli mají standardní strukturu, jestli OCR vytěžuje IČO správně, jestli neutíkají položky. Po 2-3 fakturách buď máš důvěru a můžeš auto-sync zapnout, nebo poznáš, že má smysl je dál schvalovat.

Vysoké částky

Pravidlo palce: nikdy nedávej automaticky do účetnictví fakturu, jejíž chyba by ti vadila víc, než 10 minut review denně. U faktury za 200 000 Kč chyba v částce nebo DPH má větší dopad než u faktury za 200 Kč. Reviewu se 10 sekund nevěnuješ zbytečně.

Nepravidelní dodavatelé

Pokud někdo posílá fakturu jednou za půl roku, nemáš dost vzorků na to, abys odhadl, jestli OCR vytěží konzistentně. Lepší ručně.

Komplikované DPH (reverse charge, OSS)

Faktury z EU s režimem reverse charge, mimo-EU faktury (USA, UK po Brexitu) — tady stojí za to mrknout, jestli OCR správně rozpoznalo DPH režim. Mírná manuální kontrola se vyplatí.

Jak auto-sync prakticky nastavit

1. V Fakturqa jdi do Nastavení → Inbound adresy.
2. Klikni Vytvořit novou adresu. Pojmenuj ji podle účelu (např. „Google", „Trusted SaaS", „AWS").
3. Zaškrtni Auto-sync a vyber, ke kterému propojenému účetnictví (iDoklad / Fakturoid / Flexibee) má posílat.
4. Ulož a zkopíruj adresu, např. google-trusted@mail.fakturqa.com.
5. V Gmailu vytvoř filtr: from:billing@google.com → Předat na google-trusted@mail.fakturqa.com.
6. Hotovo. Příští měsíc faktura přijde, OCR ji vytěží a Fakturqa ji rovnou založí v účetnictví. Ty dostaneš jen notifikační email — pro klid duše, ne pro akci.

Co když auto-sync udělá chybu

Faktura v účetnictví bude — ale když si všimneš chyby (např. špatně vytěžená částka), můžeš ji opravit přímo v iDokladu / Fakturoidu / Flexibee. Záznam ve Fakturqa zůstává (Faktury → Stav „Synced") a vidíš v něm jak originální vytěžená data, tak link na doklad v účetnictví.

Pokud konkrétní dodavatel dělá auto-sync chyby opakovaně, vypneš auto-sync pro jeho inbound adresu a faktury půjdou znovu přes review. Nebo můžeš auto-sync nechat zapnutý a v účetnictví fixovat — záleží, co je menší úsilí pro tvůj workflow.

Auto-sync jako mentální model

Auto-sync není „zapni a zapomeň" — je to delegace na AI s občasným spot-checkem. Doporučujeme:

• Měsíčně se mrkni do účetnictví na faktury, které přišly auto-sync, ať vidíš, že nejsou žádné výjimky.
• Při výrazných změnách (nový plán u Google, jiná struktura faktury) zvaž dočasné vypnutí auto-sync na pár fakturách.
• Při ročním uzávěrkovém průzkumu projdi auto-sync adresy a zhodnoť, jestli pořád dávají smysl.

Shrnutí

• Zapni auto-sync pro pravidelné, předvídatelné, nízkorizikové dodavatele (Google, AWS, hosting, software).
• Nezapínej auto-sync pro nové dodavatele, vysoké částky, komplikované DPH (reverse charge, OSS) nebo nepravidelné faktury.
• Měj víc inbound adres — jednu auto-sync pro známé, jednu standardní pro vše ostatní.
• Občas zkontroluj co prochází auto-sync — důvěřuj, ale ověřuj.

Vyzkoušej Fakturqa zdarma

5 faktur měsíčně zdarma navždy. Propojení trvá minutu.